簡要概述
董事及高級管理人員責任保險(D&O 責任保險)的檢討應考慮:
- 集團內各公司的董事及高級管理人員是誰;
- 股權架構、股東及投資者;
- 公司的財務狀況及債務;
- 附屬公司及董事會委任;
- 監管風險;
- 在相關情況下與僱傭有關的指控;
- 在適用情況下的 Side A、Side B 及 Side C 架構;
- 抗辯及調查費用;
- 賠償限額及自負額;
- 受保人與受保人之間的索償及其他重大除外責任;
- 過往索償及已知情況;以及
- 集資、收購、重組或董事會重大變動等事件。
關鍵問題不僅在於公司是否持有 D&O 保單,而是在於現有保障是否仍然反映誰在作出決策,以及誰可能對這些決策提出挑戰。
即使是私人公司,董事亦須承擔職責
D&O 有時被視為主要是上市公司的事宜,這種理解過於狹窄。香港公司董事在管理公司時須承擔職責。公司註冊處的《董事責任指引》載有根據《公司條例》第465條以合理謹慎、技能及努力行事的責任。保險並不能免除這些職責,亦不會僅因有人提出索償便保障蓄意的不當行為。在保單條款許可下,保險所能做到的,是就受保障的指控及抗辯費用提供財務保障,以應對董事及高級管理人員因公司管理事務而受到的挑戰。
索償可能來自哪些方面?
潛在索償人或指控來源可包括:
- 股東或投資者;
- 僱員;
- 債權人;
- 客戶或交易對手;
- 監管機構或政府當局;
- 清盤人或破產從業人員;以及
- 在某些情況下,公司本身或另一受保方,惟須受保單條款約束。
索償可能涉及涉嫌違反職責、誤導性陳述、僱傭決定、財務報告、管理不善、披露事宜、監管事項或管治糾紛。有關指控或可抗辯,但個別董事仍可能須面對應對過程中的時間及成本。
了解 Side A、Side B 及 Side C
D&O 保險計劃通常以三個保障「部分」來描述。
Side A — 個人董事保障
Side A 旨在保障個別董事及高級管理人員在公司無法或未有作出彌償的情況下獲得保障,惟須受保單約束。當公司無力償債或法律上不容許彌償時,此部分保障尤其重要。
Side B — 公司補償
Side B 一般在公司已就受保障索償向受保董事或高級管理人員作出彌償的情況下,向公司作出補償。
Side C — 實體保障
Side C 可為公司實體本身提供特定保障。其範圍各有不同,並往往因公司屬私人公司還是上市公司,以及所採用的保單格式而較為狹窄或更具針對性。這些名稱具有參考價值,但實際保障範圍取決於保單條款及定義。
釐定限額時須同時考慮抗辯費用及和解金額
D&O 索償在達成任何和解或判決之前,可能已耗用大量抗辯及調查費用。因此,董事會在檢討限額時應考慮:
- 業務規模及股權架構;
- 投資者背景;
- 財務狀況;
- 受保董事及高級管理人員人數;
- 附屬公司及海外董事會;
- 監管風險;
- 僱傭糾紛;
- 過往索償;
- 交易活動;以及
- 抗辯費用是否會侵蝕限額。
在公司仍由創辦人持有時看似足夠的限額,在外來投資、區域擴張或員工人數大幅增加之後,可能變得不再充裕。
我們在實務中所見
D&O 往往在企業事件發生時變得迫切。新投資者在盡職審查期間查詢保障範圍;貸款人要求提供證明;公司收購另一實體;董事加入附屬公司董事會;與前高級管理人員或股東產生糾紛。這些正是風險狀況可能發生變化的時刻。較妥善的做法,是將重大企業事件視為檢討 D&O 的觸發點,而非等到每年續保時才處理。
融資及新投資者可能改變風險敞口
為創辦人主導的企業引入外部資本，改變的不僅是股權結構。公司或會出現擁有資訊權的新股東、董事會代表、投資協議、保證條款，以及對企業管治的不同期望。D&O 檢討應考慮新的股權結構、董事會組成、投資者權利，以及任何與交易相關的風險敞口。這並非表示每次融資都需要一份全新的保單，而是保險公司應獲得交易完成後公司狀況的準確資料。
清盤改變了 Side A 保障的重要性
當公司財務狀況健全時，董事或會假設公司必然會向他們作出補償。但在財困或清盤情況下，這項假設可能失效。公司資產或不再能自由用於補償，而債權人、清盤人與董事之間的利益亦可能出現分歧。對於高槓桿或財務波動較大的企業，其董事會應特別關注 Side A 保障結構及任何獨立的 Side A 限額。
跨國董事會需要實體架構圖
區域集團的董事可能同時擔任多間附屬公司的董事。D&O 計劃應反映哪些實體已獲投保、董事在何處擔任職務，以及特定司法管轄區是否需要當地保單或當地處理安排。這正是 D&O 往往應與更廣泛的跨國保險計劃一併檢討，而非僅作為一份純香港保單的原因之一。
實用的董事會檢討清單
出現以下情況時應檢討 D&O：
- 新投資者或融資——股權結構、董事會權利、披露事項及限額是否足夠。
- 收購或新設附屬公司——受保實體、既往事項、董事人選及司法管轄區。
- 董事會變動——受保人士及兼任外部董事職務的風險敞口。
- 財務狀況轉差——Side A 保障、清盤問題及保險公司的承保意向。
- 重大僱傭糾紛——僱傭慣例保障所在的位置。
- 監管調查或監管變化——定義、調查保障及通知安排。
- 國際擴張或保單續保——附屬公司董事會、承保地區、索償、財務狀況及計劃結構。
Trusted Union 的觀點：D&O 應緊貼企業管治，而非僅看營業額
兩家營業額相同的企業，其管理層責任風險敞口可以截然不同。一家可能由創辦人全資擁有、負債甚少且董事會穩定；另一家則可能有機構投資者、海外附屬公司、貸款人，以及快速變動的管理團隊。因此，Trusted Union 會結合股權結構、董事會架構、財務狀況、僱員、司法管轄區、交易及保險公司承保意向等因素檢討 D&O。目標是了解個人責任風險可能於何處產生，以及現有保險計劃是否仍然切合公司目前的管治模式。
企業管治出現變化時即應檢討 D&O，而非只待續保時才處理。
Trusted Union 協助創辦人、董事會及企業集團，結合機構現況檢討管理層責任風險敞口、保單結構及保險公司選擇。
了解董事及高級管理人員責任保險
